Descrever a metodologia a utilizar para efeito de qualificação e avaliação dos fornecedores externos da INFINEXY.

Aplica-se a todos os fornecedores externos cuja atividade possa interferir diretamente com o cumprimento dos requisitos legais e dos requisitos acordados com o Cliente.

3.1. Metodologia para qualificação

A qualificação de fornecedores externos realiza-se em dois momentos distintos:

• Avaliação inicial – triagem inicial para seleção de potenciais fornecedores;
• Avaliação periódica – acompanhamento com periodicidade anual efetuado aos fornecedores
aprovados de forma a monitorizar o seu desempenho.
Independentemente do momento em que esta se realize, o resultado da avaliação é registado em documento específico – “Registo de Avaliação de Fornecedores” (R AP.003). Após preenchimento, este mesmo documento irá distinguir os fornecedores por classes e será utilizado como Lista de Fornecedores Aprovados para o período considerado.

3.1.1. Avaliação Inicial

Sempre que surgir a necessidade de pesquisar um novo fornecedor para determinado produto/serviço, deverá proceder-se à prévia qualificação da sua capacidade para dar cumprimento aos requisitos mínimos estabelecidos pela INFINEXY para com os seus fornecedores, bem como os requisitos legais e regulamentares aplicáveis.

Tratando-se um produto/serviço novo, é feita uma pesquisa de mercado e uma consulta aos fornecedores, tendo em conta os cinco critérios de avaliação, que se apresentam na tabela seguinte:

Após seleção do potencial fornecedor procede-se ao preenchimento da “Ficha de fornecedor” (R AP.003) que é aprovado pelo departamento comercial e pelo Departamento Financeiro.

3.1.2. Avaliação Contínua

Quando os materiais são recebidos em armazém, é feita uma avaliação quantitativa e qualitativa e uma verificação geral do estado dos materiais de acordo com a Guia de Transporte e/ou Fatura a cada fornecimento. Esta avaliação é evidenciada através de carimbo, onde fica registada a conformidade dos parâmetros.

Sempre que é detetada uma não conformidade na receção, o responsável do armazém informa o departamento de Aprovisionamento e Logística da INFINEXY. Procede-se ao registo da não conformidade no documento “Controlo de Reclamações a Fornecedores” (R AP.002). São analisadas as causas, faz-se o tratamento da não conformidade e tomam-se decisões mediante a justificação do fornecedor.

3.1.3. Avaliação Periódica

No final de cada ano, é da responsabilidade do departamento de Aprovisionamento e Logística proceder à avaliação periódica de fornecedores relevantes.
Com vista à monitorização do seu desempenho, são submetidos a avaliação os fornecedores relevantes à Organização como por exemplo Equipamentos Eletrónicos, Logística, Suporte técnico ao ERP, Seguradoras, Gestão de Servidores e Prestação de Serviços Técnicos.

De todos os critérios de avaliação considerados, o único quantificável é aquele que se designa por “Incumprimento de Especificações”. Definimos como especificações a documentação técnica, prazos de entrega, estado de embalagem e quantificação de unidades, entre outras componentes.

Este critério é determinado com base nas reclamações emitidas ao fornecedor por motivo de incumprimento dos requisitos acordados (prazo de entrega incluído), relacionando este valor com o total anual de fornecimentos.

Após determinação deste índice, o respetivo resultado em percentagem é convertido nos pontos a considerar para efeito de cálculo da pontuação do fornecedor, de acordo com os intervalos especificados na tabela anterior.

À exceção deste último critério, os restantes são discutidos e pontuados por um grupo de trabalho 1. A pontuação final da avaliação é obtida através da seguinte fórmula de cálculo:

A pontuação máxima que um fornecedor poderá obter em resultado da avaliação periódica é de 20 pontos, posteriormente convertidos em percentagem de modo a obter a classificação do fornecedor.

Para efeito de classificação de fornecedores externos, consideram-se quatro classes distintas, definidas por um intervalo de resultados perfeitamente definido, conforme especificado na tabela seguinte:

* Caso em virtude deste processo de avaliação periódica, um fornecedor obtenha pontuação inferior a 70% e se enquadre na classe D, compete à Gerência da INFINEXY decidir acerca da sua continuidade como fornecedor, assinalando-se o motivo na coluna Observações do documento “Registo de Avaliação de Fornecedores” (R AP.003).

Todos os fornecedores externos da INFINEXY em avaliação são informados relativamente à metodologia utilizada para efeito de qualificação, nomeadamente no que respeita aos critérios de avaliação e respetivas pontuações. Serão comunicados os resultados apenas aos fornecedores classificados como categoria D.

Toda e qualquer comunicação motivada pela aplicação desta metodologia será efetuada preferencialmente por e-mail a fim de assegurar as devidas evidências.

Um fornecedor externo excluído pode ser readmitido sempre que proponha ações que evidenciem uma melhoria na capacidade de fornecimento, de acordo com os requisitos exigidos.